大型活动策划执行过程中容易忽略的地方

2020年06月27日 1851人 浏览

组织一台大型文艺演出,或者大型运动会开幕式和闭幕式,以及一系列的促销、公关活动,虽然形式内容千差万别,组织方式也不尽相同,但是这些活动的组织者往往用一种相似的方法来管理这些不同的项目,管理学术界把这种相似的管理方法总结概括为大型活动项目管理体系。

1、活动开展前与场馆方的沟通

场馆方是场地的管理者,在场地上实施任何活动都要经过他们的同意。我们租用或借用场地的直接目的就是为了举办活动,在这个过程中会有许多地方需要场馆方配合。但是场馆方对自己场地的使用过程也有很多规定。所以由于沟通上的疏忽,在以前的活动开展过程中经常会出现我们的要求和场馆的规定发生冲突的情况。这不仅影响了我们和场馆的关系,更重要的是往往会因为这方面的原因而耽误活动的正常进行,最后是得不偿失。

例如前段时间我们在一个五星级宾馆的会展中心做一个活动,由于前期筹备的疏忽,我们忘了给主持人准备矿泉水。但是当时会场上也没有水,只有会场的门口放了一台饮水机。没办法我就在饮水机上倒了一杯水想让主持人先解下渴,但是却被门卫拦住了,说会场内不让带水,开始以为不让带纸杯是怕在会场内到处乱扔,但是想不到他们连瓶装水也不让拿进去,非要主持人自己出来喝。和门卫说不通我就去找他们的负责人,想让他们酒店的服务员给主持人倒两杯水,但是负责人又说按照协议内容他们不为活动提供茶水服务。最后没办法,我只能从外面买了两瓶水,放在背包内偷偷的拿进来。

这本来是件很小的事,但是由于事先没有充分的沟通才会出现这种不必要的麻烦。所以在活动开展之前,先要把我们在活动中需要场馆配合的地方一一罗列,事不惧小。另一方面,也要让场馆方把自己的规定说清楚,有什么冲突的地方尽量会前协商解决,不要等到事件出现了才去谈判。一旦活动进入实施阶段,我们可和场馆耗不起。

2、文件档案管理

这一点在工作计划中已经提到过,现在之所以再次提出是因为在我所经历过的和了解到的很多活动中,在对文件档案的管理方面并不是很重视,经常会被忽略。但事实上,对于文件档案的管理在活动的执行过程中和活动的后期工作中都有着非常重要的作用。

活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等几个方面。当我把这些文件档案罗列给大家看的时候,他们的作用我想大家心中已经明了了。也许,在你没有罗列之前,你还不会想到会有这么多的文件需要我们去管理。但是我要说的并不仅仅是让大家来充分重视这件事,有专门的人来管理这些档案文件当然是非常必要的。但是在管理过程中还应积极的去学习和发现在档案文件的管理中的重要方法。因为档案文件的管理并不是一件容易的事,我们对他们的管理并不仅仅是确保他们不丢失,而事实上在活动的执行期间各种事项都会随时变动,对于这些变动的及时更新也是一个非常重要的工作。另外,更重要的是如何让他们在活动的过程在各个需要他们的工作人员中及时传递。

由于对文件档案的管理不善而使活动推迟、忙乱的例子我就不用列述了,我想每位参与过活动执行的人都会有或多或少的经历。所以,希望我们在以后的活动管理中能够充分重视对于文件档案的管理。

3、财务管理

每次活动的举办都会需要很多东西,其中有些是我们自己的,有些是专为本次活动购买的,有些是租赁的或借用的等等,总之会涉及到很多东西。同样,在实施各项活动的过程中也会产生很多开支,有些是预算内的,有些是临时产生的。因此,在很多活动完结之后结算时才发现实际开支比预算要多出很多来。所以,对于财务的管理就显得尤为重要了。

第一,活动过程中各项财物的使用和消耗、活动后各项财物的安置和处理。因为活动现场的人员繁杂,所以财物丢失的事也时有发生,在对财物的看管上应该特别注意;由于很多财物都是服务于各种独立的活动,所以每次活动完结之后就经常会被大家把财物和活动一起抛到脑后了;活动完结之后,经常会产生很多“项目资产”,如何对这些资产进行合理的安置和处理,防止他们意外的丢失和被“降级处理”,也应该是个值得考虑的问题。

第二,活动过程中工作人员的花费开销。在活动的执行期间,几乎每位工作人员都会或多或少的发生各种各样的开销,对于这种开销如何处理,算工作花费,还是个人消费,也是一个值得每位管理者重视的问题。活动过程中,每个工作人员在执行自己的工作过程中很多时候都会发生一些开支,当他们不敢确定某项开支应该公司报销还是自己承担的时候,多数会选择不去做这些工作或者犹豫很长时间才去做。这就非常影响工作的正常进程。所以,在每次活动开始之前,最好先制定一个合理的财务报销制度,并把它向员工说清楚。以此来解除他们在工作过程中的各种疑虑,以便提高工作效率。

第三,关于活动过程中的财务成本管理,这里就不加详述了。

4、活动结束后的收场工作

这是每次活动的主办方最容易疏忽的地方,往往活动开始前风风火火,活动进行中紧紧张张,可是到了活动结束之后大家都有“终于可以松一口气”的懈怠。每到这个时候,从负责人到工作人员都会有种事情终于完结的错觉,有些工作人员甚至会和观众一起一走了之,完全忘了还有收尾工作要做。所以很多主办方事后都会出现丢失物品的现象。

所以,为了保证活动顺利收尾,防止物品丢失,也为我们的辛苦划上一个完美的句号,在活动开始之前一定要把收尾工作安排妥当,分配到人,责任明确。到时候就不会出现乱场的情况了。

5、关于总结报告

这一点在“活动的评估和总结”中已经提到过,但是在文章的最后还是想再向大家建议一次。项目总结与评估是指对已经完成的项目的目的、执行进程、效益、作用和影响所进行的系统的、客观的分析;通过项目活动实践的检查总结,确定项目预期目标是否达到,项目是否合理有效,项目的主要效益指标是否实现,从而总结经验教训,并通过及时有效的信息反馈,为未来新项目的决策和提高投资管理水平提出建议,从而达到提高投资效益的目的。

1912的小编想说的是,总结是进步和成功的捷径,希望我们每一位大型活动策划的主办者和工作人员都能在每次活动完结之后,认认真真地做一次总结。而且这个总结并不仅仅是管理人员的总结,而且应该是全体参与活动策划和执行的所有工作人员的总结。

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